CEPSA
confia nas soluções
da Computer One
A empresa petrolífera implementou
o PHC Suporte na casa-mãe e
o PHC Gestão e PHC Contabilidade
na Cepsóleos
(Lisboa, 8 de Novembro de 2004) –
A CEPSA Portuguesa Petróleos,
uma das principais empresas petrolíferas
a operar em Portugal, confiou no software
da PHC para automatizar
os processos de gestão da Cepsóleos.
A implementação ficou
a cargo da Computer One, que implementou
os PHC Advanced Gestão
e PHC Advanced Contabilidade
na filial da Cepsa e ainda instalou
os módulos PHC Advanced Suporte
no departamento de engenharia e PHC
Enterprise Suporte no call
center da “casa-mãe”.
Numa primeira fase, a gestão
da CEPSA Portuguesa era feita por
uma aplicação desenvolvida
internamente, sistema o qual foi também
estendido às suas filiais,
incluindo a Cepsóleos. A multinacional
realizou posteriormente uma full
migration para SAP R/3 em meados
de 2004. Porém, este novo sistema
“era demasiado complexo e dispendioso
para ser implementado na filial Cepsóleos”,
disse Manuel Louro Alves,
Gerente da Cepsóleos e responsável
pelo Projecto. Aliando este factor
à incompatibilidade com o antigo
sistema, “foi decidido migrar
para uma solução mais
económica, que fosse suficientemente
robusta e tivesse uma assistência
técnica de elevado nível”,
revelou o mesmo responsável.
Foi então que a companhia petrolífera
iniciou várias consultas de
mercado, de forma a verificar qual
a solução que melhor
respondia às necessidades e
particularidades do negócio
do petróleo, tendo sido o software
PHC o escolhido. A implementação
foi adjudicada à Computer
One, empresa que se “destacou
devido ao grau de expertise
demonstrado nas diversas apresentações
que efectuou do sistema”, disse
o responsável da CEPSA. Segundo
Manuel Louro Alves, a Cepsóleos
“tem várias particularidades,
derivadas da especificidade do negócio
do petróleo, pelo que era necessário
ter cuidados particulares em termos
de análise do sistema a implementar
e do grau de conhecimento do produto
manifestados pelo fornecedor da solução”,
disse o responsável .
O projecto iniciou em Agosto de 2003
e terminou em Outubro de 2004, tendo
estado envolvidos na instalação
dois colaboradores da Cepsóleos
e um consultor da Computer One. De
acordo com João Tarrana,
director-geral da Computer One, “foram
cumpridos os prazos estabelecidos
inicialmente”. No entender de
Manuel Louro Alves, a solução
da PHC é bastante intuitiva
tendo, mesmo assim, sido efectuadas
pequenas acções de formação
aos quatro responsáveis da
Cepsóleos que vão estar
em contacto directo com o software”.
Segundo João Tarrana, as aplicações
implementadas “criam automatismos
que permitem modificar a forma de
cálculo dos descontos para
os combustíveis”. Devido
à sua base de dados em SQL,
a aplicação “possibilitou
o uso de um sistema automático
que importou os ficheiros do software
de uma bomba de combustível
da Cepsóleos para o PHC, sem
ter existido a necessidade de intervenção
humana”, revelou Tarrana. Uma
funcionalidade que, continuou, “era
impossível com o uso da antiga
aplicação da CEPSA”.
Por seu turno, o responsável
da CEPSA realçou que a solução
da PHC “criou uma maior autonomia
operacional da Cepsóleos em
relação à CEPSA
Portuguesa, permitindo obter uma informação
mais objectiva e oportuna”.
Mas as implementações
do Software PHC não se ficaram
pela Cepsóleos. A própria
CEPSA também confiou no software
da PHC para automatizar os seus processos.
A companhia implementou o módulo
PHC Advanced Suporte
no departamento de engenharia, o qual
faz a gestão dos equipamentos
dos postos CEPSA. Além desta
integração, a Computer
One ainda implementou o módulo
PHC Enterprise Suporte,
o qual vai ser usado pelo departamento
de call center da empresa,
que faz o atendimento aos clientes
finais que utilizam cartão
Team (Pontos) e Star
(tipo gestão de frota) e regista
as reclamações e os
pedidos.
De acordo com o director-geral da
Computer One, o ERP Enterprise permitiu
criar um ecrã de introdução
de chamadas completamente novo e ajustado
às necessidades do call
center. O pretendido pela CEPSA
“era registar diferentes ocorrências
numa única chamada, cada uma
com o seu assunto e, principalmente,
cada uma com o seu ecrã, opções,
campos e regras de preenchimento”.
O software da PHC “não
só permitiu responder a essas
necessidades como ainda permitiu criar
listagens diárias, que são
enviadas automaticamente e periodicamente
por e-mail”, continuou
o mesmo responsável. O facto
de a plataforma de base de dados do
Enterprise ser SQL possibilitou a
criação de várias
rotinas de actualização
dos dados dos clientes entre o Enterprise
e outras aplicações
que a CEPSA possui na área
de gestão de clientes. Esta
funcionalidade permite ainda fazer
o carregamento diário da “Lista
Negra” de Cartões Star
(cartão de crédito),
fornecida pela SIBS, para que seja
possível detectar em tempo
real os cartões não
autorizados na introdução
das autorizações de
abastecimento.
João Tarrana sublinha mais
uma vez que “foram cumpridos
todos os prazos inicialmente estabelecidos
para implementação,
estando nesta altura a serem efectuados
os devidos testes”.
Descrição dos
módulos implementados:
PHC Gestão
O módulo PHC Gestão
automatiza muitos dos processos necessários
para a gestão de uma empresa,
poupando tempo e trabalho ao gestor
e a outros recursos da organização.
Este módulo permite ter um
controlo total da área relacionada
com os clientes e as vendas, efectuando
tarefas na área de gestão
de clientes, de contas correntes e
de cheques em carteira, de documentos
de facturação, de vendedores,
de gestão de comissões
e de recibos (normais ou de adiantamentos),
entre outras.
Através dos documentos de facturação,
a empresa pode emitir facturas, notas
de débito e de crédito,
guias de remessa e vendas a dinheiro,
entre outras, as quais vão
automaticamente actualizar os stocks
(dar baixa dos artigos), actualizar
as contas correntes e a ficha do cliente.
A emissão dos documentos é
totalmente automática e integrada,
existindo diversas tabelas predefinidas
pelo utilizador (I.V.A., condições
de pagamento, etc), que simplificam
e aumentam a velocidade de emissão.
PHC Contabilidade
O PHC Contabilidade
foi desenhado para controlar informaticamente
toda a área de contabilidade,
geral ou analítica, de qualquer
empresa, de uma forma simples e prática.
Com esta ferramenta, os gestores podem
processar a contabilidade de quantas
empresas quiserem, executar todas
as operações relativamente
ao apuramento do I.V.A., do C.E.V.
e do M.C. e de resultados, podendo
também definir em cada diário
se existe ou não controlo de
débito=crédito. A aplicação
da PHC faculta ao utilizador a capacidade
de usufruir de um ficheiro de documentos
predefinidos, que evita a repetição
dos movimentos, faz com que o lançamento
de documentos seja rápido e
seja possível observar no ecrã
todos os balancetes e diários
que o utilizador desejar. O usuário
tem ainda a capacidade de exportar
para uma folha de cálculo qualquer
listagem, balancete ou mapa de gestão
que desejar.
PHC Suporte
Com o módulo PHC Suporte,
as empresas conseguem controlar todo
o parque de equipamento instalado,
gerir os contratos de assistência
e garantias, os números de
série e o dia-a-dia da assistência
pós-venda, monitorizando a
ocupação de técnicos.
Podem também integrar toda
esta informação com
o módulo de Facturação
e Compras (módulo
Gestão), obtendo
a facturação automática
de contratos (módulo Gestão)
e as folhas de obra com gestão
de stocks e facturação
automática (módulo Gestão).
Esta aplicação pretende
responder aos requisitos de qualquer
empresa que se preocupe com a assistência
pós-venda, bem como a todas
aquelas que querem rentabilizar o
seu parque instalado. Com esta ferramenta,
os clientes podem, a partir da ficha
de equipamento, consultar o historial
comercial deste, ou seja, quem e quando
comprou, a quem e quando vendeu. O
sistema permite também que
sejam emitidos mailings relativos
aos equipamentos, cuja assistência
ainda não foi renovada, podendo
executar um mailing periódico
para os clientes que possuam garantias
em final de vida e propor um contrato
de assistência. O prestador
de serviços pode também
realizar estatísticas do parque,
para saber que equipamento está
instalado por zona, por marca, por
modelo, por tipo, etc.
Sobre a Computer One:
Fundada em 1997, a Computer One é
uma das principais fornecedoras de
produtos e de serviços para
a área das Tecnologias de Informação
em Portugal, contando no seu portfolio
com clientes como a Cepsa, a Servilusa
e a YSL (Grupo Gucci), entre outros.
O core business da companhia
está relacionado com a implementação
de soluções de gestão
para PMEs, nomeadamente com a instalação
e parametrização de
software PHC.
A empresa presta ainda serviços
nas áreas de Consultoria, de
Venda de Hardware, de Redes Estruturadas,
de Comunicações, de
Internet e de Software Microsoft.
A integração de todo
este portfolio permite à
Computer One possuir uma oferta completa
que responde a todas a exigências
e necessidades das empresas.
Sobre a PHC:
A PHC é uma empresa especializada
no desenvolvimento de software
de gestão. O seu principal
objectivo é desenvolver ferramentas
de fácil utilização,
que permitam às companhias
automatizar os seus processos, de
forma a diminuir a margem de erro
das tomadas de decisão.
Criada em 1989, a empresa conta, actualmente,
com cerca de 80 colaboradores, distribuídos
pelas suas instalações
de Lisboa, Porto e Moçambique,
e com mais de 320 parceiros. O crescimento
da PHC tem sido visível, sendo
o seu software utilizado por cerca
de 12 mil clientes, o que perfaz um
total de 60 mil utilizadores. No ano
fiscal de 2003, a empresa atingiu
um volume de negócios de 6,3
milhões de euros, o que perfaz
um crescimento de 15,6 por cento face
ao conseguido em 2002.
A empresa sempre se firmou como uma
companhia pioneira. Exemplo disso
é o facto de ter sido a primeira
organização portuguesa
a apresentar a sua gama de software
de gestão assente na base de
dados Microsoft SQL Server 2000.
Para mais informações
contacte:
Frederico Rocha
Executive Decisions Communication
Telemóvel: +351 96 515 68
14
Tel. +351 214 267 502
Fax. +351 214 267 505
E-mail: frocha@edc.pt
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